Facilitar retrospectivas en equipos pequeños ya es un reto en sí mismo, pero ¿qué pasa cuando el grupo es realmente grande, con más de 30 personas?
El volumen de información que se genera puede ser abrumador, y mantener el orden en la sesión se convierte en un desafío. Además, la falta de estructura puede hacer que algunos participantes se desconecten o que la retrospectiva se alargue innecesariamente sin llegar a conclusiones útiles.
Entonces, ¿cómo logramos que una retrospectiva con muchas personas siga siendo efectiva, participativa y genere resultados reales?
Aquí te comparto algunas estrategias clave que pueden ayudarte a gestionar la información, organizar la dinámica y asegurar que la sesión sea productiva.
Recoger aportaciones sin colapsar el tiempo
El primer gran reto en retrospectivas multitudinarias es como recopilar todas las opiniones sin que la sesión se vuelva interminable. Si intentáramos que cada persona hablara en voz alta sobre lo que ha ido bien y lo que ha ido mal, la retrospectiva perdería ritmo y se alargaría más de la cuenta.
Solución: herramientas digitales para recogida de datos
En lugar de los tradicionales post-its, es más eficiente utilizar una herramienta digital que permita recoger aportaciones de manera ágil.
Si la sesión es presencial, podemos usar una app de móvil para que los participantes escriban sus ideas de forma anónima y las envíen en tiempo real.
Si es en remoto, además de la app de móvil, también tenemos la posibilidad de optar por una aplicación web.
Consejos para elegir la herramienta adecuada:
- Debe ser fácil de usar, sin necesidad de formación previa.
- Evita registros innecesarios, para no perder tiempo en crear cuentas.
- Garantiza confidencialidad, especialmente si se tratarán temas sensibles.
- Debe permitir exportar datos, para analizarlos posteriormente.
Una vez que todos los participantes han enviado sus aportaciones, llega el siguiente reto: cómo procesar toda esa información de manera efectiva.
Agrupando y priorizando temas con ayuda de la IA
En retrospectivas pequeñas, el facilitador puede leer los post-its o mensajes y agruparlos manualmente. Pero en un grupo grande, esto es poco viable. Aquí es donde la Inteligencia Artificial vuelve a ser de gran ayuda.
Solución: la IA como ayuda a la facilitación
Podemos utilizar IA para que nos ayude a:
- Agrupar aportaciones similares en categorías comunes.
- Detectar los temas más mencionados.
- Ordenarlos de más a menos recurrente.
De esta forma, obtenemos una visión clara de lo que realmente preocupa al grupo sin tener que revisar manualmente cientos de comentarios.
Una vez estructurada la información, es momento de compartirla con el equipo.
Compartiendo los resultados con el equipo
Una vez que la información ha sido procesada por la IA, es fundamental devolverla al equipo de manera estructurada.
Para ello, podemos proyectar en una pantalla el listado de los temas principales y revisarlos con los participantes para asegurarse de que reflejan bien sus inquietudes y que son entendidos por todos.
Además, este también es un buen momento para reforzar lo positivo. No todo debe centrarse en problemas o áreas de mejora. Resaltar los logros ayuda a mantener una visión equilibrada y motiva al equipo.
Votación para priorizar temas clave
En retrospectivas pequeñas, a veces basta con levantar la mano. Pero en grupos grandes, lo mejor es usar una herramienta de votación digital.
Consejos para una votación efectiva:
- Debe ser fácil de usar, sin necesidad de formación previa.
- Evita registros innecesarios, para que la participación sea fluida.
- Mantén la confidencialidad, para evitar sesgos o influencias externas.
- Asigna un número limitado de votos por persona, para que cada participante seleccione solo los temas que realmente le importan.
Lo ideal es que cada participante tenga un número limitado de votos y pueda distribuirlos entre los temas que considera más importantes. Si la herramienta no lo permite, podemos confiar en la autorregulación del grupo.
Así, al final del proceso, tendremos una lista priorizada de los temas que más preocupan al equipo.
Definiendo acciones concretas
Identificar problemas es solo el primer paso. Para que la retrospectiva genere cambios reales, debemos definir acciones concretas que den solución a los temas priorizados.
Cómo estructurar las acciones de mejora
Podemos abrir el debate para que los participantes propongan soluciones concretas. Para mantener el orden, lo ideal es que levanten la mano (físicamente o mediante la herramienta digital) para pedir turno de palabra.
A medida que surjan propuestas en la discusión, es recomendable registrarlas en una pantalla visible para todos y asegurarnos de que cada acción cumpla con estos criterios:
- Objetivo claro: ¿Qué queremos lograr con esta acción?
- Descripción detallada: ¿Qué se va a hacer exactamente?
- Responsables definidos: ¿Quién se encargará de ejecutarla?
- Fecha de compromiso: ¿Cuándo se espera que esté completada?
Este nivel de claridad evita que la retrospectiva se quede en una simple charla sin impacto real.
Finalmente, podemos hacer una última votación para validar las acciones propuestas.
Validación final del grupo
Para asegurarnos de que las acciones propuestas tienen respaldo, podemos hacer una última votación con la misma herramienta digital utilizada antes.
Si la mayoría está de acuerdo con una acción, se formaliza como un compromiso del equipo.
Conclusión: sí, se pueden hacer retrospectivas con grupos grandes
Si seguimos estos pasos, incluso una retrospectiva con más de 30 personas puede ser efectiva, participativa y generar resultados reales.
Resumen de claves para el éxito
- Usar herramientas digitales para recoger aportaciones de forma ágil.
- Aprovechar la IA para organizar y agrupar los temas clave.
- Realizar votaciones digitales para priorizar los puntos más importantes.
- Definir acciones concretas con responsables y fechas claras.
Con estas estrategias, evitamos que la sesión se convierta en una charla caótica y garantizamos que se generen cambios reales en el equipo.
Ahora te pregunto a ti: ¿cómo facilitas retrospectivas con grupos grandes?
Si has pasado por este reto, me encantaría conocer qué estrategias te han funcionado y qué desafíos has enfrentado. ¡Te leo en los comentarios!
Si encuentras útil este enfoque, no dudes en compartirlo con tus colegas o en tus redes sociales. ¡Hagamos que las retrospectivas sean más efectivas para todos!