Realizar una retrospectiva en el momento adecuado es crucial, ya que el contexto influirá directamente en el resultado.
Por ejemplo, si programamos una retrospectiva cuando el equipo está estresado por una entrega urgente o gestionando una incidencia crítica, es muy probable que no logremos su concentración. Estarán físicamente presentes, pero mentalmente ocupados en asuntos más urgentes.
Por el contrario, si ha ocurrido un evento significativo que merece una reflexión profunda, lo ideal es hacer la retrospectiva lo antes posible para aprovechar que los recuerdos están frescos y evitar que se diluya el aprendizaje.
Mi consejo: observa al equipo y adáptate
Observar al equipo y demostrarles que su bienestar es la prioridad es clave. Esto ayudará a que perciban la retrospectiva como una herramienta de apoyo, y no como una interrupción en su trabajo.
- Si el equipo está desbordado, hacedles notar que habéis percibido su carga de trabajo y reflexionad con ellos si es el mejor momento para la retrospectiva.
- Si ha ocurrido un hecho excepcional, proponed realizar una retrospectiva extraordinaria lo antes posible.
Pero nunca impongáis una retrospectiva. Dejad que el equipo decida.
Cómo gestionar retrospectivas con el equipo saturado
Podéis organizar una votación con opciones como “mantenerla” o “moverla” a otras fechas. No recomendaría dar la opción de cancelarla, salvo en casos específicos:
- Si la retrospectiva periódica está demasiado cerca de la nueva fecha propuesta y no aporta valor, podéis considerar cancelarla.
- Sin embargo, si hay muchos temas a tratar, es mejor mantener ambas sesiones y luego decidir si la segunda sigue siendo necesaria.
Es preferible programar ambas y decidir más adelante, que darse cuenta demasiado tarde de que se ha perdido una oportunidad valiosa de reflexión.
Cómo gestionar retrospectivas ante sucesos relevantes
También podéis realizar una votación ofreciendo varias fechas cercanas y la opción «No la veo necesaria».
Si la retrospectiva especial coincide con otra ya programada, no canceléis la sesión periódica. Ambas sesiones tienen propósitos distintos:
- La retrospectiva extraordinaria servirá para analizar el evento puntual y extraer aprendizajes inmediatos.
- La retrospectiva periódica sigue siendo necesaria para evaluar el funcionamiento general del equipo y mejorar a largo plazo.
Además, en la retrospectiva del hecho relevante solo participarán las personas involucradas, mientras que en la retrospectiva periódica estará todo el equipo.
Si en la votación gana la opción “No la veo necesaria”, asegurad que el suceso se comente en la retrospectiva periódica más próxima para analizarlo dentro del contexto general del equipo.
En resumen
- Elige el momento adecuado: No impongas retrospectivas cuando el equipo está desbordado.
- Dales voz en la decisión: La votación puede ser una gran herramienta.
- No canceles sesiones sin evaluar primero si siguen siendo necesarias.
- Diferencia retrospectivas periódicas y extraordinarias: Ambas tienen su propósito.
- Si un suceso relevante no requiere una retrospectiva extra, inclúyelo como punto en la retrospectiva periódica.
Una buena retrospectiva depende tanto del contenido como del momento en que se realiza. Saber leer la situación del equipo es clave para asegurarnos de que la sesión tenga impacto.
¿Y tú?
¿Cómo gestionas las retrospectivas en momentos de alta carga de trabajo? ¿Has aplicado estrategias para ajustar su planificación? Me encantaría conocer tu experiencia en los comentarios.
Si encuentras útil este enfoque, no dudes en compartirlo con tus colegas o en tus redes sociales. ¡Hagamos que las retrospectivas sean más efectivas para todos!