9 consejos para crear buenas retrospectivas

En este artículo os voy a compartir nueve consejos para crear buenas retrospectivas Scrum. Es decir, retrospectivas con las que el equipo logra encontrar acciones de mejora para trabajar en equipo. No os voy a explicar los motivos por los que es necesario realizar la sesión de retrospectiva Scrum, entiendo que ya estais convencidos de ello. Pero si una vez convencido te preguntas «¿cómo hago una buena retrospectiva?» a continuación os voy a compartir mis pautas:

• Anotaciones durante el Sprint
• ¿Cómo crees que se siente el equipo?
• Me vengo
• ¿Qué haremos durante esta sesión?
• La temática
• Los tiempos
• ¿Hemos cumplido?
• Nos vamos
• La estructura de la sesión

Consejo 1 – Anotaciones durante el Sprint

Una cosa que he aprendido con el tiempo es que las personas olvidan. Hay quien olvida lo bueno y hay quién olvida lo malo. Con suerte en el equipo habrá personas de todo tipo y se equilibrará pero como no me gusta dejar las cosas al azar prefiero anotarme los acontecimientos del sprint.

No importa si buenos o malos, las cosas remarcables son importantes, se salen de la normalidad y muchas veces nos pueden dar pistas sobre cosas a mejorar o cosas a mantener. Tener presentes estos momentos te puede ayudar a diseñar la sesión y/o a conducirla. Lo hablaremos más adelante.

Consejo 2 – ¿Cómo crees que se siente el equipo?

En este punto la empatía será tu mejor arma. Tienes que ponerte en la piel del equipo, tanto a nivel individual como de conjunto, e identificar como se sienten:

• Frustados – porqué no han podido terminar un hito importante
• Alegres – porqué están trabajando muy bien juntos
• Enfadados – como equipo porqué algo les ha perjudicado o individualmente porqué hay caracteres que son incompatibles
• Desmotivados – porqué algo que esperan de la empresa no va a pasar.
• etc…

Si los sentimientos son positivos podemos hacer algo para celebrar este momento y poner en valor la situación. Si detectamos que hay sentimientos negativos ya sea colectivamente o individualmente puede que la temática o las actividades de la retrospectiva Scrum nos puedan ayudar a voltearlos. Es una ocasión fantástica en cualquier caso.

Consejo 3 – Me vengo

El equipo no suele llegar al mismo tiempo, van llegando por separado, se van sentando donde les apetece, ¿podemos aprovechar este momento? Yo lo aprovecho para lanzar preguntas cortas. Así que en un sitio visible de la entrada (en la puerta de la sala o en la pared cercana) cuelgo una pregunta y dejo pegados algunos postits vacíos y un rotulador para que los participantes puedan ir respondiendo al entrar. Es totalmente anónimo y yo no me acerco mucho para que no piensen que miro lo que ponen.

Esto me sirve para dos cosas:

1. hacer que los participantes empiecen a meterse en la sesión
2. mesurar la temperatura del equipo en algún aspecto que me interese o preocupe

Consejo 4 – ¿Qué haremos durante esta sesión?

Personalmente me gusta conocer el guión de las sesiones en las que participo, me siento más cómoda sabiendo de antemano que pasará. Por eso al inicio de la retrospectiva explico a qué nos dedicaremos durante esa ventana de tiempo. No digo de qué hablaremos, no, no, no. De qué hablaremos es cosa de todos. Sólo digo la pauta, el ritmo, los momentos que propongo vivir durante la sesión.

El formato a utilizar para explicar lo que se hará durante la sesión dependerá de dónde estemos, las herramientas que tengamos disponibles y cómo nos guste comunicarnos. Podemos escribirlo en una pizarra mientras vamos hablando, podemos traer una pequeña presentación, podemos tener material impreso,… Lo que apetezca. A mi me gustan las presentaciones pero es así porqué ni tengo buena letra ni se dibujar.

Consejo 5 – La temática

Cualquier persona de márketing te dirá que tan importante es el producto como el envoltorio y por eso yo siempre «visto» mis restrospectivas con una temática diferente. Quiero que el equipo tenga ganas de venir a la sesión, que sienta que es una sesión dónde está a gusto, dónde pasa un buen rato y que es productiva. Además también busco que sean creativos porqué para «inventar» nuevas acciones hay que dejar volar la imaginación. Por todo ello creo que una buena temática nos ayudará a viajar por la sesión y a focalizar y abrir la mente.

Escoger la temática ya es cosa vuestra, aquí no os puedo ayudar. Cada sesión tiene infinitas posibilidades. Podéis consultar mis ejemplos de retrospectivas Scrum que voy compartiendo para ayudaros en la inspiración dentro del apartado Doctora Retro.

Una vez tengo la temática la incorporo en la presentación que utilizo como guía durante la sesión. Por ejemplo, en ocasiones me gusta poner una imagen impactante en la carátula que presentación como un guiño a lo que significa «retrospectiva» (cómo a que pongo en la imagen principal de este artículo). También utilizo representaciones gráficas de la temática para crear el circuito de lo que haremos en la sesión como habéis podido ver en la imagen del punto anterior.

Consejo 6 – Los tiempos

En la configuración del guión de la retrospectiva es muy importante los tiempos. Yo al principio pensaba que era mejor dejar los tiempos libres, que la autorganización brillara como una estrella guía, y ¿sabeis que pasaba? Que nunca nos daba tiempo de trabajar en las acciones. Así que decidí poner tiempo a las actividades… tiempos holgados, prefiero trabajar menos cosas que poner prisa a la gente. Si sientes que tienes poco tiempo a hacer algo la misma prisa te bloquea y eres menos creativo. Algunas veces cuando probamos cosas nuevas no acertamos con el tiempo asignado a esa actividad; no pasa nada, un truco es programar siempre alguna actividad de relleno que te ayude a reconducir la sesión, una actividad que puedas aumentar/reducir/eliminar sobre la marcha.

Consejo 7 – ¿Hemos cumplido?

Una de las primeras cosas que deberíamos hacer es recordar las acciones que se pactaron en la retrospectiva anterior y entre todos evaluar su cumplimiento. Las acciones pueden asignarse a una persona en concreto, a varias personas o a todo el equipo pero siempre debe haber un compromiso de ejecución dentro de un plazo. Lo ideal sería que se pudieran completar en un sprint aunque puede que se tarde más en ver el éxito de su aplicación.

Consejo 8 – Nos vamos

El momento en que el equipo deja la sesión también lo podemos aprovechar para recoger impresiones. Al igual que al entrar a la salida siempre tengo preparado un cartel con una pregunta y posits para escribir. La pregunta prefiero que sea corta, que se pueda responder con una palabra ya que las personas suele tener prisa por irse (otra reunión, baño, hambre,…). Unos ejemplos serían:

• «¿Cómo te sientes?» para saber qué a provocado la sesión en los participantes. Pueden salir aburridos, cansados, alegres, optimistas,… Lo que debemos intentar es que se sientan libres de decir la verdad.
• «¿Qué que ha parecido la sesión?» para dejar abierto cualquier comentario al respecto; aunque tengo comprobado que lo usual es poner un cumplido y ya está.

• «¿Qué cambiarias de la sesión?» esta pregunta ya es más compleja y normalmente deja fuera la respuesta de cortesía aunque suele recibir algunos: «nada, me ha gustado mucho»

Consejo 9 – La estructura de la sesión

Ya os he hablado de las preguntas cortas al entrar en la sesión, de informar del contenido de la sesión al empezar, de repasar las acciones de la sesión anterior lo antes posible y de las preguntas cortas al salir. En medio es donde debemos proceder a facilitar la retrospectiva Scrum mediante dinámicas que nos ayuden a identificar los temas que preocupan al equipo.

Todos sabemos que el objetivo de la sesión es localizar que hacemos bien y que necesitamos mejorar. Las actividades que podemos utilizar son muy diversas y a veces es difícil decidirse. Una herramienta que nos puede ayudar es la he comentado al inicio del artículo: las anotaciones del Sprint. Podemos recurrir a estas anotaciones para «afinar» en la elección de las actividades.

Esther Derby y Diana Larssen en su libro “Agile Retrospective” proponen que las retrospectivas consten de cinco partes y en cada parte se ejecute una dinámica. Yo no lo aplico estrictamente pero sí que me ayuda a tener una estructura sobre la que trabajar. Si junto mis propuestas con las suyas la estructura completa es la siguiente: 

• ¿Cómo venís?: pregunta corta que incorporo a la llegada a la sesión.
• Romper el hielo: pequeña actividad que ayude a entrar en la sesión. Yo no hago siempre esta actividad. Si el equipo ya es maduro a veces creo que no hace falta.
• Recogida de datos: dinámica que ayuda al equipo a reflexionar sobre el sprint y a identificar qué ha salido bien y los puntos de mejora. Aquí es dónde podéis aplicar la temática (una película, un deporte,…) cómo soporte.
• Priorización: momento en qué el equipo decide conjuntamente los puntos de mejora que quiere trabajar.  Se agrupan los temas que han salido en la recogida de datos y el equipo vota los que cree que aportan más valor.
• Propuestas de acción: El equipo propone acciones a realizar para resolver los puntos de mejora. Si salen muchas acciones se analizan en equipo y se vuelve a votar para identificar las más valiosas. Deberían salir 2 o 3 acciones, pero con el compromiso individual de todos de ejecutarlas.
• Cierre de la retrospectiva: Por último, haremos un resumen de los puntos más destacados de la retrospectiva y agradeceremos la participación de todos.
• ¿Cómo os vais?: pregunta corta que incorporo al final de la sesión.

Espero que estos consejos os ayuden y animen a innovar y hacer cosas nuevas en vuestras retrospectivas. De verdad que es una sesión muy poderosa y ya sabeis: Un gran poder conlleva una gran responsabilidad 🙂

Quiero agradecer a M W en Pixabay la posibilidad de utilizar su encantadora foto para la portada de este artículo.