¿Te ha pasado que organizas una retrospectiva y el tiempo simplemente no alcanza? Es un reto común, especialmente cuando el equipo está muy ocupado o el número de participantes es elevado. Pero no te preocupes, te voy a compartir una solución, las retrospectivas sin tiempo.
El problema del tiempo y la cantidad de participantes
El tiempo y el tamaño del equipo son factores clave para una retrospectiva efectiva. El tiempo mínimo recomendado para una retrospectiva debería ser de una hora, y el número ideal de participantes no debería superar las 10 personas.
¿Por qué? Porque uno de los objetivos principales de una retrospectiva es dar a cada participante la oportunidad de compartir su perspectiva. Cuando el grupo es grande, es difícil garantizar que todos puedan hablar.
Hagamos cálculos simples: si cada persona necesita 3 minutos para exponer sus ideas, con 10 personas ya necesitamos 30 minutos solo para la recolección de información individual. Si sumamos el tiempo necesario para discutir, priorizar y planificar acciones, el reloj se convierte en nuestro mayor enemigo.
Aquí te dejo una solución práctica: anticipar la recolección individual de ideas mediante una encuesta.
¿Cómo funciona la recolección individual anticipada?
Una semana antes de la sesión, envía un formulario a todos los participantes. En él, invítalos a reflexionar sobre el período de trabajo reciente y a responder preguntas que normalmente se discutirían en la sesión.
Puedes estructurar el formulario de la siguiente manera:
- «¿Qué ha funcionado bien?»
- «¿Qué no ha funcionado?»
- O, si la retrospectiva tiene un objetivo específico, adapta las preguntas para enfocarte en esos temas clave.
¡Sencillo, pero poderoso!
Beneficios de esta estrategia
- Ahorras tiempo. La fase de recolección individual ya estará hecha cuando comience la sesión.
- Preparación previa. Como facilitador, puedes analizar las respuestas con antelación, unificarlas y priorizar los temas clave.
- Mejor gestión del tiempo en la sesión. Al tener las ideas claras desde el inicio, el equipo puede centrarse en las discusiones y soluciones.
- Mayor participación. Incluso los participantes más introvertidos pueden aportar sus ideas de forma más cómoda.
Algunos consejos prácticos
- Asegúrate de que el formulario sea claro, breve y fácil de completar.
- Mantén las preguntas abiertas, pero enfocadas.
- Recuerda agradecer a los participantes por compartir su opinión.
¿Qué opinas tú?
¿Has probado algo similar en tus retrospectivas? ¿Qué estrategias utilizas cuando el tiempo no alcanza? Me encantaría leer tus experiencias y reflexiones en los comentarios.
Si encuentras útil este enfoque, no dudes en compartirlo con tus colegas o en tus redes sociales. ¡Hagamos que las retrospectivas sean más efectivas para todos!