Donant voltes a com millorar la manera de treballar del meu Lab amb els diferents equips amb què interactua, he creat la Tube Map Retrospective. La sessió es basa en crear un mapa complet de tots els equips i les interaccions necessàries perquè les iniciatives de negoci acabin arribant al client final. L’objectiu és localitzar ineficiències i malbarataments per resoldre’ls o minimitzar-los. Com a temàtica, he triat una xarxa de metro per fer-ho més divertit. Us hi apunteu?
En aquesta ocasió, la sessió que us proposo té una durada mínima de 2 hores, serà presencial i requerirà tots els elements d’una retrospectiva profunda. Cal vigilar molt amb els temps: és una dinàmica complexa de facilitar i és molt fàcil que se’ns en vagi de les mans. Si pot durar més de 2 hores, encara millor.
Recepció de les persones (5 min)
Com que és una sessió presencial, tinc la intenció d’aprofitar-la al màxim. Per això, m’estaré a la porta de la sala per rebre totes les persones assistents. A més de donar-los la benvinguda, els entrego una etiqueta perquè hi posin el seu nom i els demano que escriguin en una pissarra què esperen de la sessió.
Les etiquetes amb el nom són molt útils. En aquesta sessió hi participen persones de diversos equips que es coneixen, però no gaire. Per a molts, és la primera vegada que es veuen en persona i és millor poder posar nom a les cares.
La frase «Què esperes de la sessió?» m’ajuda a entendre les expectatives de les persones. Si vaig llegint el que escriuen, això em dona eines per ajudar a conduir la sessió o, fins i tot, per improvisar i canviar-ne alguna part si cal.
En aquesta ocasió utilitzaré una presentació com a suport per a la dinàmica. Ho faig perquè la sala que he reservat m’ho permet, però realment no seria necessari. Podríem fer servir material en paper perfectament.
Durant l’arribada de les persones, la presentació mostrarà només la caràtula amb el mapa de metro i el títol de la dinàmica, res més, per mantenir el misteri.
Benvinguda i presentacions (2 min)
Dono la benvinguda a totes les persones assistents. Em presento i també presento els companys que m’ajudaran a dinamitzar la sessió. Tot seguit, explico les activitats que farem i el temps previst per a cadascuna, perquè tothom en sigui conscient.
Pactes de la sessió (2 min)
Estem reunits persones de diferents equips i amb maneres de treballar diverses, així que val la pena dedicar uns minuts a establir els pactes de la sessió.
Normalment porto alguns pactes base que comparteixo amb el grup i pregunto si tothom hi està d’acord. Després, intento que n’hi afegeixin algun més per donar veu a les seves necessitats.
Icebreaker (10 min)
En aquesta ocasió, hi ha moltes persones que es coneixen de manera vaga, per això considero necessari fer una activitat que les ajudi a conèixer-se millor i a crear un vincle mínim. Però no disposo de gaire temps, així que he ideat una dinàmica que barregi les persones, que trenqui el gel entre elles i que tot això passi en només 10 minuts. La he anomenada:
D’on sóc o d’on vinc?
Un dels temes que més uneixen les persones és el lloc de naixement. Així que he decidit capgirar-ho una mica. Reparteixo una cartolina a cada assistent i els demano que hi escriguin, ben gran, la ciutat on van néixer. La gent sol pensar que es formaran grups segons la ciutat de naixement, però aquest cop no (jejejejejejeje). La dinàmica consisteix a formar grups en què NINGÚ coincideixi en ciutat de naixement. Guanya l’equip que aconsegueixi agrupar més persones. L’objectiu és forçar que persones de diferents seus es coneguin i estableixin un vincle.
Les persones nascudes en grans ciutats ho tindran més difícil i hauran de ser més ràpides, però només és un joc. Per al grup guanyador, unes gominoles (que agrada a tothom i es menja ràpid).
Dinàmica Tube Map Retrospective (100 min)
Comencem la dinàmica. Per posar els assistents en context, els expliquem que són els administradors d’una xarxa de metro que connecta l’estació d’origen NEGOCI amb l’estació de destí CLIENTA.
Les nostres passatgeres són les INICIATIVES que el negoci detecta com a necessàries per a les nostres clientes.
Hi ha tantes LÍNIES de metro com EQUIPS impactats per aquestes iniciatives. Cada línia tindrà assignat un color, per tant, hem de tenir retoladors dels colors assignats a cada equip.
I hi ha dos tipus de PARADES:
- Parades amb transbordament: són aquelles que interaccionen amb una altra línia o equip
- Parades de línia: són pròpies de cada línia o equip
Sembla complicat, però amb una imatge es veu tot molt més clar.
(Opcional) Posar nom a la nostra xarxa de metro (5 min)
Si tenim temps i volem reforçar una mica més la cohesió del grup, podem proposar que s’inventin un nom per a la nostra xarxa de metro. Per exemple: Xarxa de metro de Metròpolis, Xarxa de metro d’Arrakis,…
Tube Map actual (30 minuts)
Explico la situació:
«Negoci acaba d’idear una nova iniciativa molt beneficiosa pels nostres clients i volem posar-la a la seva disposició com més aviat millor. Com és el viatge que fa la iniciativa de desenvolupament des de la parada Origen fins a la parada Destinació?»
Tindrem preparat un espai gran i rectangular on les persones assistents puguin dibuixar. Pot ser una pissarra gran, un tros de paper sobre una taula, o el material que tinguem disponible. A un extrem haurem dibuixat la parada Origen i a l’altre extrem, la parada Destinació.
Es dona un retolador a cada línia/equip del seu color corresponent i, entre totes, han d’anar dibuixant el mapa de metro actual. Cal intentar que ho facin conjuntament perquè tothom entengui què està dibuixant cadascú. Si alguna línia ho fa per separat, al final haurà d’explicar a la resta què ha dibuixat, per tal que totes les persones entenguin el sistema complet.
Comença Negoci (a la parada Origen), explicant què fa al començament d’una iniciativa i a quines línies/equips involucra. En el moment que hi hagi algun entregable, tasca, comunicació o acció concreta, es dibuixarà una parada:
- amb transbordament si implica més d’un equip
- normal si només implica un equip
⚠️ Recordeu! Ara estem dibuixant com treballem actualment, no com ho hauríem de fer ni com ens agradaria. El mapa ha de reflectir la realitat tal com és.
Avaries al metro (30 minuts)
Un cop tenim tot el mapa dibuixat, passarem a identificar les avaries més freqüents que pateix el nostre sistema de metro. Per fer-ho, deixarem 5 minuts perquè els equips facin memòria dels punts de dolor que han experimentat en iniciatives anteriors. Aquesta reflexió l’ha de fer cada línia per separat, tot i que és millor que ho facin conjuntament. Si es fa de manera individual, segurament molts punts es repetiran.
Passats aquests 5 minuts, anirem recorrent el nostre metro mentre les persones assistents aixequen la mà quan identifiquin un punt de dolor en aquell tram concret del recorregut. A més, podem aprofitar per agrupar els punts de dolor per tipologies, com ara: peticions inesperades, temps d’espera excessius o reprocessament. Això ens donarà pistes per trobar-hi solucions.
🎯 JA TENIM ELS PUNTS DE MILLORA!
Reparació de les avaries (30 minuts)
Com a la vida real… hem de reparar les avaries del nostre sistema de metro, però no tenim recursos per arreglar-les totes alhora, així que caldrà prioritzar. El sistema de votació, per garantir que totes les línies participin de manera equitativa, serà el següent:
- Cada línia de metro disposa de 5 vots.
- Els membres de cada línia hauran de parlar entre ells i posar-se d’acord en quines 5 avaries votaran.
- El portaveu de cada línia col·locarà els seus vots i explicarà els motius de la seva decisió.
- Un cop totes les línies hagin votat, ordenarem les avaries de més a menys votades i començarem a reparar.
- Repararem tantes com puguem, deixant els últims 10 minuts de la sessió per fer el tancament.
Per reparar les avaries, farem tres preguntes clau a les persones assistents:
- Com la reparem? → Proposta d’acció de millora
- Qui la repararà? → Qui executarà l’acció
- Quan estarà reparada? → Termini necessari per implementar-la
⚠️ És important aclarir aquestes tres preguntes, perquè si no, correm el risc que les accions quedin sense executar-se.
Tancament de la dinàmica Tube Map Retrospective (10 minuts)
Reservem els últims 10 minuts de la sessió per fer un tancament ordenat de la dinàmica:
- Agrair a totes les persones la seva participació i les seves aportacions durant tota la sessió.
- Recordar la llista de punts de millora identificats, deixant clar què es farà, qui ho farà i quan es farà.
- Si queden avaries per reparar, plantegem la pregunta:
- Programem una altra sessió per treballar els temes pendents? Aquesta sessió es podria fer en remot si hi ha persones de diferents seus.
- Les ignorem? Potser preferiu aplicar primer les accions acordades i repetir la dinàmica més endavant per veure si han funcionat o si han aparegut nous punts.
- Demanar feedback sobre la sessió. Jo acostumo a reutilitzar la mateixa pissarra de la recepció amb la pregunta:
“Em regales el teu feedback?” Sempre es pot millorar!
Espero que us hagi agradat… Fins la propera! 🚇