En aquest article us compartiré 9 consells per fer bones retrospectives. És a dir, retrospectives amb les quals l’equip aconsegueixi identificar accions de millora per treballar millor en equip. No us explicaré els motius pels quals cal fer la sessió de retrospectiva, entenc que ja esteu convençuts de la seva importància. Però si un cop convençuts us pregunteu: «Com faig una bona retrospectiva?», tot seguit us deixo les meves recomanacions:
- Anotacions durant l’Sprint
- Com creus que se sent l’equip?
- Ens centrem
- Què farem durant aquesta sessió?
- La temàtica
- Els temps
- Ho hem complert?
- Ens acomiadem
- L’estructura de la sessió
Consell 1 – Anotacions durant l’Sprint
Una cosa que he après amb el temps és que les persones obliden. Hi ha qui oblida les coses bones i qui oblida les dolentes. Amb una mica de sort, a l’equip hi haurà persones de tot tipus i s’equilibrarà, però com que no m’agrada deixar les coses a l’atzar, prefereixo anotar-me els esdeveniments de l’Sprint.
No importa si són positius o negatius; les situacions destacables són importants, perquè surten de la normalitat i, sovint, ens poden donar pistes sobre aspectes a millorar o a mantenir. Tenir presents aquests moments et pot ajudar tant a dissenyar com a conduir la sessió. En parlarem més endavant.
Consell 2 – Com creus que se sent l’equip?
En aquest punt, l’empatia serà la teva millor eina. Cal que et posis a la pell de l’equip, tant a nivell individual com col·lectiu, i identifiquis com se senten:
- Frustrats – perquè no han pogut assolir un objectiu important
- Alegres – perquè estan treballant molt bé plegats
- Enfadats – com a equip perquè alguna cosa els ha perjudicat, o a nivell individual per incompatibilitat de caràcters
- Desmotivats – perquè alguna cosa que esperaven de l’empresa no es complirà
- Etc.
Si els sentiments són positius, podem fer alguna cosa per celebrar el moment i donar valor a la situació. Si detectem sentiments negatius, ja sigui col·lectivament o individualment, potser la temàtica o les activitats de la retrospectiva Scrum ens poden ajudar a capgirar-los. En qualsevol cas, és una gran oportunitat.
Consell 3 – Ens centrem
L’equip normalment no arriba tot alhora; van entrant per separat i s’asseuen on els ve de gust. Podem aprofitar aquest moment? Jo sí que l’aprofito per llançar preguntes breus. Així que, en un lloc visible a l’entrada (a la porta de la sala o a la paret del costat), hi penjo una pregunta i hi deixo alguns post-its en blanc i un retolador perquè els participants puguin respondre a mesura que entren. És totalment anònim, i jo no m’hi acosto gaire perquè no pensin que miro què hi escriuen.
Això em serveix per a dues coses:
- Fer que els participants comencin a connectar amb la sessió
- Prendre el pols a l’equip sobre algun aspecte que m’interessi o em preocupi
Consell 4 – Què farem durant aquesta sessió?
Personalment, m’agrada conèixer el guió de les sessions en què participo; em sento més còmoda sabent per endavant què passarà. Per això, a l’inici de la retrospectiva, explico a què dedicarem aquesta estona. No dic de què parlarem, no, no, no. De què parlarem és cosa de tothom. Jo només exposo la pauta, el ritme i els moments que proposo viure durant la sessió.
El format que fem servir per explicar què farem dependrà d’on siguem, de les eines que tinguem a mà i de com ens agradi comunicar-nos. Podem escriure-ho a la pissarra mentre ho expliquem, portar una petita presentació, tenir material imprès… El que convingui. A mi m’agraden les presentacions, però és perquè no tinc bona lletra ni sé dibuixar.
Consell 5 – La temàtica
Qualsevol persona de màrqueting et dirà que el producte és tan important com l’embolcall, i per això jo sempre «vesteixo» les meves retrospectives amb una temàtica diferent. Vull que l’equip tingui ganes de venir a la sessió, que la visqui com un espai on se sent a gust, on passa una bona estona i, alhora, és productiva. A més, també busco fomentar la creativitat, perquè per «inventar» noves accions cal deixar volar la imaginació. Per tot això, crec que una bona temàtica ens ajuda a fer un viatge per la sessió i a obrir i enfocar la ment.
Escollir la temàtica ja és cosa vostra, aquí no us puc ajudar. Cada sessió ofereix infinites possibilitats. Podeu consultar els meus exemples de retrospectives Scrum que vaig compartint dins del blog, per si us poden inspirar.
Un cop tinc definida la temàtica, l’incorporo a la presentació que utilitzo com a guia durant la sessió. Per exemple, de vegades m’agrada posar una imatge impactant a la portada de la presentació, com un petit gest visual que simbolitza el concepte de «retrospectiva» (com la que he posat a la imatge principal d’aquest article). També faig servir elements gràfics relacionats amb la temàtica per representar el recorregut de la sessió, com heu pogut veure a la imatge del punt anterior.
Consell 6 – Els temps
En la planificació del guió de la retrospectiva, els temps són molt importants. Al principi pensava que era millor deixar-los oberts, que l’autoorganització brillés com una estrella guia. I sabeu què passava? Que mai teníem temps per treballar les accions. Així que vaig decidir posar límits de temps a cada activitat… temps amplis, això sí. Prefereixo treballar menys temes abans que posar pressa a la gent. Si tens la sensació que vas just de temps, la mateixa pressa et bloqueja i et fa ser menys creatiu.
Algunes vegades, quan provem activitats noves, ens podem equivocar amb el temps assignat. No passa res. Un bon recurs és tenir sempre preparada alguna activitat de farciment que pugui adaptar-se: ampliar-se, reduir-se o eliminar-se segons convingui durant la sessió.
Consell 7 – Hem complert?
Una de les primeres coses que hauríem de fer és recordar les accions que es van acordar a la retrospectiva anterior i, entre tots, avaluar si s’han complert. Les accions poden assignar-se a una persona concreta, a diverses persones o a tot l’equip, però sempre hi ha d’haver un compromís d’execució dins d’un termini.
L’ideal seria que es poguessin completar dins d’un sol sprint, tot i que a vegades pot ser que es tardi més a veure’n els resultats.
Consell 8 – Ens acomiadem
El moment en què l’equip deixa la sessió també es pot aprofitar per recollir impressions. Igual que a l’inici, a la sortida sempre tinc preparat un cartell amb una pregunta i post-its per escriure. Prefereixo que la pregunta sigui curta i es pugui respondre amb una sola paraula, ja que sovint la gent té pressa per marxar (una altra reunió, anar al lavabo, gana,…). Alguns exemples serien:
- «Com et sents?» per saber quin impacte ha tingut la sessió en els participants. Poden sortir-ne avorrits, cansats, contents, optimistes… El més important és que se sentin lliures per dir la veritat.
- «Què t’ha semblat la sessió?» per deixar la porta oberta a qualsevol comentari. Tot i així, he comprovat que sovint només s’hi escriu un compliment i poca cosa més.
- «Què canviaries de la sessió?» aquesta ja és una pregunta més complexa i, normalment, descarta les respostes de cortesia. Tot i això, de vegades es recullen respostes com: «res, m’ha agradat molt».
Consell 9 – L’estructura de la sessió
Ja us he parlat de les preguntes breus a l’entrada de la sessió, d’informar del contingut al començament, de revisar les accions de la retrospectiva anterior tan aviat com es pugui, i també de les preguntes finals. Al mig és on cal facilitar la retrospectiva Scrum amb dinàmiques que ajudin l’equip a identificar els temes que els preocupen.
Tots sabem que l’objectiu de la sessió és detectar què fem bé i què cal millorar. Hi ha moltes activitats que podem fer servir, i a vegades és difícil decidir. Una eina que ens pot ajudar, com ja comentava a l’inici de l’article, són les anotacions del Sprint. Podem recórrer-hi per «afinar» en l’elecció de les dinàmiques.
Esther Derby i Diana Larsen, en el seu llibre Agile Retrospectives, proposen que les retrospectives constin de cinc parts, i que en cada part es faci una dinàmica. Jo no segueixo aquest esquema al peu de la lletra, però sí que m’ajuda a tenir una estructura sòlida sobre la qual treballar. Si combino les seves propostes amb les meves, l’estructura completa seria la següent:
- Com arribeu?: una pregunta breu que es fa just en arribar.
- Trencar el gel: una petita activitat per entrar en la dinàmica de la sessió. No sempre la faig; si l’equip és madur, sovint no cal.
- Recollida de dades: dinàmica per ajudar l’equip a reflexionar sobre l’Sprint i identificar què ha anat bé i què es pot millorar. Aquí és on podeu aplicar la temàtica (una pel·lícula, un esport…) com a suport visual.
- Priorizació: moment en què l’equip decideix col·lectivament quins punts de millora vol treballar. Es recullen els temes que han sorgit durant la reflexió i l’equip vota aquells que creu que aporten més valor.
- Propostes d’acció: l’equip proposa accions per abordar els punts de millora. Si en surten moltes, es fa una nova votació per prioritzar. L’ideal és que surtin 2 o 3 accions amb compromís individual d’execució.
- Tancament de la retrospectiva: es fa un resum dels punts més rellevants i es dona les gràcies per la participació.
- Com marxeu?: una altra pregunta breu que es planteja al final de la sessió.
Espero que aquests consells us ajudin i us animin a innovar i a fer coses noves a les vostres retrospectives. De veritat que és una sessió molt potent, i ja ho sabeu: Un gran poder comporta una gran responsabilitat 🙂.
Comments