Dándole vueltas a cómo mejorar la forma de trabajar de mi Lab con los distintos equipos con los que interacciona, he creado la Tube Map Retrospective. La sesión se basa en crear un mapa completo de todos los equipos y las interacciones necesarias para que las iniciativas de negocio acaben llegando al cliente final. El objetivo es localizar ineficiencias y desperdicios para resolverlos o mitigarlos. Como temática he escogido una red de metro para hacerlo más divertido, ¿os animáis?
En esta ocasión la sesión que os propongo tiene una durada mínima de 2 horas, será presencial y requerirá de todos los elementos de una Retrospectiva profunda. Vigilad mucho los tiempos, es una dinámica compleja de facilitar y es muy fácil que se nos vaya de las manos. Si puede ser de más de 2 horas mucho mejor.
Recepción de las personas (5 min)
Es una sesión presencial y me dispongo a exprimirla al máximo. Así que me quedo en la puerta de la sala para recibir a todos los asistentes. Además de darles la bienvenida, les doy una etiqueta para que pongan su nombre y les pido que escriban en una pizarra qué esperan de la sesión.
Las etiquetas con el nombre serán muy útiles. En esta sesión participan personas de múltiples equipos que se conocen, pero no muy estrechamente, para muchos es la primera vez que se ven en persona y es mejor acompañar las caras de sus nombres.
La frase «¿Qué esperas de la sesión?» me ayudará a analizar las expectativas de las personas. Si voy leyendo lo que ponen me da herramientas para ayudar a dirigir la sesión o hasta a cambiar alguna parte de ella improvisadamente si hace falta.
En esta ocasión utilizaré una presentación como parte del soporte de la dinámica. Lo hago por qué la sala que tengo reservada así me lo permite, pero realmente no sería necesario. Podemos utilizar material en papel perfectamente.
Durante la llegada de los asistentes, la presentación estará mostrando la carátula donde se ve un mapa de metro y el título de la dinámica, nada más, para mantener la intriga.
Bienvenida y presentaciones (2 min)
Doy la bienvenida a todos los asistentes. Me presento a mí misma y presento a los compañeros que me ayudarán a dinamizar la sesión. También paso a explicarles las actividades de la sesión y sus tiempos para que sean conscientes de toda la dinámica.
Pactos de la sesión (2 min)
Estamos reunidos personas de distintos equipos y distintas formas de trabajar, así que es bastante interesante dedicar un momento a crear los pactos de la sesión.
Suelo traer algunos pactos base que comparto y pregunto si todos los asistentes están de acuerdo. Luego intento que añadan alguno más para dar voz a sus necesidades.
Icebreaker (10 min)
En esta ocasión hay muchas personas que se conocen vagamente, por lo que veo necesario realizar una actividad que les ayude a conocerse y a crear un mínimo vínculo. Pero tampoco tengo mucho tiempo, así que ideo una dinámica que mezcle a las personas, que rompan el hielo entre ellas y que todo eso ocurra en solo 10 minutos. La he llamado:
¿De dónde soy o de dónde vengo?
Uno de los temas que más unen es el lugar de nacimiento. Así que he decidido darle la vuelta. Reparto una cartulina a cada asistente y les pido que escriban la ciudad de dónde nacieron bien grande. La gente suele pensar que se agruparán por ciudad de nacimiento, pero no (jejejejejejeje). La dinámica consiste en formar grupos de personas donde NADIE coincida con la ciudad de nacimiento. Gana el equipo que tiene más personas. El objetivo es forzar a que personas de distintas sedes se junten y establezcan un vínculo. Las personas nacidas en grandes ciudades lo van a tener más difícil, deberán ser rápidas, pero es solo un juego. Para los ganadores un Sugus (que gusta al todo el mundo y se come rápido).
Dinámica Tube Map Retrospective (100 min)
Empezamos la dinámica. Para poner a los asistentes en contexto les explicamos que son los administradores de una red de metro que conecta la parada origen NEGOCIO con la parada destino CLIENTE.
Nuestras pasajeras son las INICIATIVAS que Negocio detecta que son necesarias para nuestras Clientes.
Hay tantas LÍNEAS de metro como EQUIPOS impactados por estas Iniciativas. Cada línea tendrá asignado un color, debemos tener rotuladores de los colores asignados a los equipos.
Y tenemos dos tipos de PARADAS:
- Paradas con transbordo: parada que interacciona con otra Línea/Equipo
- Paradas de línea: parada propia de la Línea/Equipo
Parece complicado pero con una imagen se ve mejor:
(Opcional) Poner Nombre a nuestra red de metro ( 5 min)
Si tenemos tiempo y queremos unir un poco más a las personas, podemos hacer que se inventen un nombre para nuestra red de metro. Por ejemplo: Red de metro de Metropolis, Red de metro de Arrakis,…
Current Tube Map (30 minutos)
Explico la situación: «Negocio acaba de idear una nueva iniciativa muy beneficiosa para nuestros clientes y queremos ponerla a su disposición lo antes posible, ¿cómo es el viaje que hace la iniciativa desde la parada Origen hasta la para Destino?«
Tendremos preparado un espacio grande y rectangular donde los asistentes puedan dibujar. Puede ser una pizarra grande, un trozo de papel encina de una mesa, lo que tengáis. En un extremo habremos dibujado la parada Origen y en el otro extremo la parada Destino. Entregáis un rotulador a cada Línea/Equipo de su color y entre todos deben ir pintando el mapa de metro que tenemos actualmente. Intentad que lo hagan conjuntamente para que todos entiendan lo que están pintando cada uno. Si lo hacen por separado, al final cada Línea tendrá que explicar a las demás lo que han pintado para que todos entienda todo el sistema completo.
Empezará Negocio (para Origen) indicando que hace al inicio de una Iniciativa y a qué Líneas/Equipos involucra. En el momento en que haya algún entregable, alguna tarea, alguna comunicación,… se pintará una parada, con transbordo si implica a más de un equipo y normal si solo implica a un equipo.
¡Recordad! Ahora estamos pintando como estamos trabajando actualmente, no como deberíamos o querríamos. Debe reflejar la cruda realidad.
Tube Breakdowns (30 minutos)
Una vez tenemos todo el mapa dibujado vamos a identificar las averías más frecuentes que sufre nuestro sistema de metro. Para ello dejaremos 5 minutos a los asistentes para que hagan memoria en Equipo de los puntos de dolor que han sufrido en iniciativas anteriores. Esta reflexión la hará cada Línea por separado, pero lo bueno es que ellos la hagan en conjunto. Si lo hacen individualmente seguro que muchos puntos se repetirán.
Pasados estos 5 minutos vamos recorriendo nuestro metro mientras los asistentes van levantando la mano cuando tengan un dolor ese tramo de metro. Además, podemos aprovechar para agrupar los dolores por tipologías, por ejemplo: Peticiones inesperadas, Tiempos de espera excesivos o Retrabajo. Esto nos dará pistas a la hora de poner remedio.
¡YA TENEMOS LOS PUNTOS DE MEJORA!
Repair of Tube breakdowns (30 min)
Como la vida misma… tenemos que reparar las averías de nuestro sistema de metro, pero no tenemos suficiente dinero para repararlas todas. Así que tenemos que priorizar cuáles vamos a reparar primero. El sistema de voto para que sea justo entre todas las líneas será el siguiente:
- Cada línea de metro tiene 5 votos
- Los miembros de cada línea de metro deberán hablar y ponerse de acuerdo a qué 5 averías votarán
- El portavoz de cada Línea colocará los votos de su línea de metro explicando el motivo del voto
Una vez hayan votado todos ordenaremos las averías de más a menos votada y empezaremos a reparar. Intentaremos reparar tantas como podamos guardando los 10 minutos finales de la sesión para el cierre.
Para repararlas haremos las siguientes preguntas a los asistentes:
- ¿Cómo reparamos la avería? Propuesta de Acción de mejora
- ¿Quién hará la reparación? Quién realizará la Acción de mejora
- ¿Cuándo estará reparada? Plazo necesario para realizar la Acción de mejora
Es importante aclarar estas 3 preguntas por qué si no corremos el riesgo de que quede sin ejecutarse.
Cierre de la dinámica Tube Map Retrospective (10 min)
Recordemos en reservar los últimos 10 minutos de la sesión para realizar un cierre ordenado de la dinámica:
- Dar las gracias a todos los asistentes por su participación en la dinámica y sus aportes durante toda la sesión
- Recordar la lista de Puntos de Mejora que hemos localizado, dejando claro qué se hará, quién lo hará y cuando se hará.
- Si quedan averías para reparar, preguntamos a los asistentes como quieren proceder:
- ¿programamos otra sesión para trabajar los temas pendientes? Esta sesión podríamos proponerla en remoto si las personas son de distintas sedes.
- ¿los ignoramos? Puede que les interese más dejar un tiempo para aplicar las acciones de mejor y repetir la dinámica al cabo de un tiempo para valorar si han funcionado o no y ver si otros han desaparecido o mutado
- Pedir Feedback de la sesión. Suelo poner la misma pizarra que he utilizado para la recepción con la pregunta ¿Me regalas tu feedback? Siempre se puede mejorar
Espero que os haya gustado…. ¡Hasta la próxima!
¿Quieres más?
Si quieres conocer otras de mis propuestas referentes a Retrospectivas te propongo que visites a mi alter ego, la Doctora Retro, en esta sección se recogen propuestas sobre dinámicas concretas explicadas con mucho detalle.
O también te puede interesar el artículo 9 consejos para crear buenas retrospectivas donde explico tips que te pueden ayudar al crear tus propias dinámicas.
Agradecimientos
Quiero agradecer a PublicDomainPictures la posibilidad de usar su imagen de portada publicada en Pixabay